Ein Shop, der Tassen verkauft, speichert einen Namen, eine Anschrift und eine Bestellhistorie. Ein Shop, der Kurse verkauft, speichert all das plus wie weit ein Teilnehmer gekommen ist, was er geantwortet hat, was er über sein eigenes Leben geschrieben hat und was eine Lehrkraft ihm zurückgeschrieben hat. Das ist ein deutlich anderer Berg personenbezogener Daten, und die meisten Kursanbieter haben ihn nie inventarisiert.
Alva Courses ist eine Shopify-App zum Erstellen und Verkaufen von Onlinekursen. Dieser Artikel behandelt, was ein Kursanbieter tatsächlich speichert, wozu Shopifys Compliance-Webhooks Sie verpflichten, was eine Löschung vernichten muss und die wirklich schwierige Frage nach Kursarbeiten, die Sie als Lehrnachweis behalten möchten.
Was ein Kursanbieter tatsächlich speichert
Schreiben Sie die Liste zuerst auf, denn die Antwort ist länger, als die meisten Händler erwarten. Der Verkauf eines Kurses erzeugt über Wochen oder Monate eine Verhaltensaufzeichnung einer namentlich bekannten Person, und mehrere Teile davon sind Freitext, den der Teilnehmer selbst geschrieben hat. Genau darum geht es bei einer Auskunftsanfrage.
- Einschreibungen und Fortschritt — welche Kurse, wann, wie weit fortgeschritten, welche Lektionen abgeschlossen, wo ein Video angehalten wurde.
- Quizversuche und Antworten — einschließlich Freitextantworten, Punktwerten, Bestanden oder Nicht bestanden und der Anzahl der benötigten Versuche.
- Schriftliche Reflexionen — oft das Persönlichste in diesem Berg. Eine Reflexionsfrage fragt einen Teilnehmer nach seiner eigenen Arbeit, Gesundheit, seinen Kunden oder Zielen, und er antwortet ehrlich.
- Feedback der Lehrkraft — was Sie zu seiner Arbeit zurückgeschrieben haben, verknüpft mit seinem Namen.
- Lektionsdiskussionen — Kommentare, die ein Teilnehmer in einem Kurs verfasst hat.
- E-Mail-Verlauf — welche Kurs-E-Mails an ihn gesendet wurden, wann, und ob sie unzustellbar waren.
- Kontakteigenschaften — alles, was Sie selbst über ihn festgehalten haben; Freitext und vollständig in Ihrer Hand.
- Bestellbezogene Daten — die Käufe und Rückerstattungen, die seinen Zugang gewährt oder beendet haben.
Zwei davon verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil Händler vergessen, dass es sie gibt. Reflexionen sind Tagebucheinträge, keine Formularfelder. Und Kontakteigenschaften sind personenbezogene Daten, die Sie über jemand anderen verfasst haben — eine Kategorie, die kaum jemand als eigene Datenhaltung wahrnimmt.
Shopifys Compliance-Webhooks sind eine Pflicht, kein Häkchen
Shopify verlangt von jeder App, drei Datenschutz-Webhooks zu empfangen und darauf zu reagieren: eine Auskunftsanfrage eines Kunden, eine Löschanfrage eines Kunden und eine Shop-Löschung, wenn eine App deinstalliert wird und die Daten des Shops verschwinden müssen. Das sind keine Empfehlungen. Sie tragen eine Frist und treffen ein, ob der Händler gerade hinsieht oder nicht.
Alva Courses erfasst jede einzelne, damit sie nicht unsichtbare Technik bleibt. Eine Seite Datenschutzanfragen von Kunden listet die von Shopify für Ihren Shop weitergeleiteten Auskunfts- und Löschanfragen auf, mit der Art der Anfrage, der E-Mail-Adresse des Kunden, dem Eingangszeitpunkt und dem Stand. Eine fehlgeschlagene Anfrage lässt sich von dort erneut anstoßen.
Sind Anfragen offen, zeigt der Mitgliederbereich ein Banner, das darauf hinweist und die Frist nennt: Sie haben ab der Anfrage 30 Tage Zeit zu reagieren. Diese Zahl ist der Sinn des Banners. Eine Datenschutzanfrage, die niemand bemerkt hat, ist genau der Fehlerfall, den diese Oberfläche verhindern soll.
Auf eine Auskunftsanfrage reagieren
Eine Auskunftsanfrage verlangt von Ihnen, die personenbezogenen Daten herauszugeben, die Sie über eine namentlich genannte Kundin speichern. Für einen Kurs-Shop ist es unrealistisch, das aus dem Gedächtnis zu beantworten — die Daten verteilen sich auf Einschreibungen, Quizze, Reflexionen, Kommentare, E-Mail-Protokolle und Bestellungen, und eine Antwort, die eine Kategorie auslässt, ist eine unvollständige Antwort.
Alva Courses stellt die eigenen Aufzeichnungen dieses Shops über den Kunden als ein einziges datiertes Dokument zusammen: Einschreibungen und Fortschritt, Quizversuche und die einzelnen Antworten, Reflexionseinträge, Lektionskommentare, den Verlauf der Kurs-E-Mails, bestellbezogene Daten und die Kontakteigenschaften, die Sie selbst ergänzt haben. Es ist auf Ihren Shop begrenzt und enthält daher nie die Daten eines anderen Händlers über dieselbe Person.
Zwei ehrliche Grenzen
Jeder Abschnitt des Dokuments ist begrenzt, und wenn eine Grenze erreicht ist, sagt das Dokument es und nennt die tatsächliche Zeilenzahl. Ein sehr aktiver Teilnehmer kann eine Grenze überschreiten, und der Sinn des Hinweises ist, dass Sie wissen, dass eine manuelle Nacharbeit nötig ist, statt eine still gekürzte Antwort auszuliefern.
Das Dokument lässt außerdem bewusst die Zugangsberechtigung des Teilnehmers zu seinem Kurs aus. Sie ist ein Schlüssel zu seinem Konto und nichts, was er Ihnen über sich erzählt hat; sie in einem Dokument zu reproduzieren, das per E-Mail herumgereicht wird, wäre ein Sicherheitsproblem und kein Compliance-Gewinn.
Alva Courses ist eine Quelle von mehreren. Shopify selbst hält die Kunden-, Bestell- und Zahlungsdaten, und alles, was Sie in einer Mailing-Plattform oder einer Tabelle führen, verantworten Sie selbst. Die Schritte für die Bearbeitung in der App stehen unter Kundendatenanfragen.
Was eine Löschung vernichten muss
Eine Löschanfrage ist stärker als das Löschen eines Mitglieds. Alva Courses führt sie für Ihren Shop automatisch aus und entfernt den Datensatz des Teilnehmers, statt ihn zu verbergen: Einschreibungen und Fortschritt, Reflexionseinträge, Videopositionen, Lektionskommentare, Quiz-Kursarbeiten, E-Mail- und Bounce-Historie, Kauf- und Rückerstattungsdaten sowie die Kontakteigenschaften, die Sie über ihn verfasst haben.
Zwei Eigenschaften dieser Löschung sollte man verstehen, denn nach ihnen fragen Händler am häufigsten.
Sie ist auf Ihren Shop begrenzt und nur auf ihn
Dieselbe Person kann Kundin vieler Shops sein, die die App nutzen. Eine Löschanfrage aus Ihrem Shop löscht, was Ihr Shop über sie speichert, und sonst nichts. Die Aufzeichnungen eines anderen Händlers über denselben Kunden bleiben unangetastet, was in beide Richtungen die richtige Antwort ist.
Eine Abmeldung überlebt die Löschung, mit Absicht
Hatte ein Teilnehmer sich von Ihrem monatlichen Rückblick abgemeldet, bleibt diese Sperre nach der Löschung seiner Daten bestehen — gespeichert als Einweg-Hash der Adresse und nicht als die Adresse selbst. Jede Spur der Abmeldung zu tilgen würde genau die Menschen stillschweigend wieder anmelden, die um Ruhe gebeten haben — das Gegenteil dessen, wofür eine Löschung da ist.
Die schwierige Frage: Kursarbeiten, die Sie behalten möchten
Hier besteht ein echter Zielkonflikt, und man sollte ihn benennen, statt ihn zu glätten. Ein Händler, der Teilnehmer prüft, hat ein berechtigtes Interesse daran, das Bewertete zu behalten: Es ist der Nachweis, dass ein Zertifikat verdient wurde, und die einzige Aufzeichnung dessen, was ein Teilnehmer eingereicht hat. Aber der Teilnehmer ist eine Person mit Löschrechten an genau diesem Material.
Alva Courses löst das, indem es die beiden Arten trennt, auf die ein Teilnehmer geht. Wenn Sie ihn selbst entfernen — durch Abmelden oder Löschen des Mitglieds —, bleiben die benoteten Kursarbeiten als Lehrnachweis erhalten. Trifft eine datenschutzrechtliche Löschung ein, werden sie zusammen mit allem anderen vernichtet. Aufbewahrung ist eine Erleichterung; Löschung ist eine Verpflichtung, und die Verpflichtung gewinnt.
Der aufbewahrte Nachweis ist bewusst eng gefasst. Behalten wird nur eingereichte Arbeit — Versuche, die bestanden, nicht bestanden, abgelaufen sind oder auf Überprüfung warten. Ein Versuch, an dem der Teilnehmer noch getippt hat, belegt nichts und wird nicht aufbewahrt. Was behalten wird, bleibt lesbar: Der Wortlaut jeder Frage wird neben der Antwort gespeichert, sodass ein späteres Bearbeiten oder Löschen des Quiz Ihr Archiv nicht in verwaisten Text verwandelt.
Wenn Sie sich auf dieses Archiv stützen, lautet der praktische Rat: Sprechen Sie es Ihren Teilnehmern gegenüber in Ihren eigenen Bedingungen ausdrücklich an und verstehen Sie, dass es kein Weg ist, Daten über eine Löschanfrage hinaus zu behalten. Kursarbeiten nach dem Entfernen eines Mitglieds behalten beschreibt die Mechanik.
Was Sie tun sollten, bevor eine Anfrage eintrifft
Datenschutzarbeit ist im Voraus sehr viel günstiger. Nichts davon ist Rechtsberatung, und alles davon ist die Art von Sache, die ein Händler lieber die Woche vor seiner ersten Anfrage erledigt hätte als die Woche danach.
- Schreiben Sie auf, was Sie speichern, mit der obigen Liste als Ausgangspunkt, einschließlich allem, was außerhalb Ihres Shops liegt.
- Erheben Sie weniger. Eine Reflexionsfrage, die zu Gesundheits- oder Finanzangaben einlädt, schafft eine Pflicht, die Sie nicht hätten übernehmen müssen. Fragen Sie nach dem, womit Sie auch arbeiten.
- Legen Sie Ihre Haltung zur Aufbewahrung von Kursarbeiten fest, bevor jemand fragt, und schreiben Sie sie in Ihre Bedingungen, statt in einer Supportantwort zu improvisieren.
- Behalten Sie die Seite mit den Datenschutzanfragen im Blick und behandeln Sie das 30-Tage-Fenster als echte und nicht als weiche Frist.
- Prüfen Sie Ihre Exporte. Eine Mitglieder-CSV im Downloads-Ordner ist eine Kopie dieser Daten, die keine Löschung je erreicht — siehe Mitglieder als CSV exportieren.
Das richtig zu machen ist nicht nur Abwehr. Teilnehmer teilen mehr und reflektieren ehrlicher, wenn sie glauben, dass ein Shop sorgsam mit dem umgeht, was sie schreiben. Die Shops, die Datenschutz gut handhaben, sind meist die, deren Kurse die besten Fragen stellen.
Häufig gestellte Fragen
Mehr als ein typischer Produkt-Shop. Neben den Kunden- und Bestelldaten speichert ein Kurs-Shop Einschreibungen und Fortschritt, Quizversuche und Freitextantworten, schriftliche Reflexionen, Feedback der Lehrkraft, Lektionskommentare, den Verlauf der Kurs-E-Mails und alle Kontakteigenschaften, die der Händler selbst ergänzt hat.
Shopify verlangt von jeder App, drei Anfragen zu empfangen und zu bearbeiten: eine Auskunftsanfrage eines Kunden, eine Löschanfrage eines Kunden und eine Löschung der Shop-Daten. Alva Courses erfasst jede davon auf einer Seite Datenschutzanfragen von Kunden für Ihren Shop und zeigt, worum es ging, die E-Mail-Adresse des Kunden, den Eingangszeitpunkt und den Status.
Alva Courses zeigt im Mitgliederbereich ein Banner mit dem Hinweis, dass Sie ab der Anfrage 30 Tage Zeit zu reagieren haben, und listet die offenen Anfragen auf, damit keine übersehen wird. Eine fehlgeschlagene Anfrage lässt sich von dieser Seite aus erneut anstoßen.
Nicht auf dieselbe Weise. Das Löschen eines Mitglieds entfernt es aus Ihrem Shop, benotete Kursarbeiten bleiben jedoch als Lehrnachweis erhalten. Eine von Shopify weitergeleitete Löschanfrage eines Kunden ist stärker: Sie vernichtet die Aufzeichnungen des Shops über diesen Teilnehmer, einschließlich der aufbewahrten Kursarbeiten.
Ja, wenn Sie ihn selbst entfernen. Alva Courses behält eingereichte Versuche, die bestanden, nicht bestanden, abgelaufen sind oder auf Überprüfung warten, samt dem Wortlaut jeder Frage, damit das Archiv auch nach Änderungen am Quiz lesbar bleibt. Arbeiten, an denen ein Teilnehmer noch geschrieben hat, werden nicht behalten.
Nein, und das ist Absicht. Die Sperre wird als Einweg-Hash der Adresse und nicht als die Adresse selbst aufbewahrt, sodass ein gelöschter Teilnehmer nicht stillschweigend wieder zu Ihrem monatlichen Rückblick angemeldet wird, falls er dem Shop je erneut hinzugefügt wird.