Una tienda que vende tazas guarda un nombre, una dirección y un historial de pedidos. Una tienda que vende cursos guarda todo eso más hasta dónde llegó un alumno, qué respondió, qué escribió sobre su propia vida y qué le contestó un instructor. Ese es un montón de datos personales sustancialmente distinto, y es uno que la mayoría de quienes venden cursos nunca ha inventariado.
Alva Courses es una app de Shopify para crear y vender cursos online. Este artículo trata qué guarda realmente quien vende cursos, a qué te obligan los webhooks de cumplimiento de Shopify, qué tiene que destruir una eliminación y la pregunta verdaderamente difícil de los trabajos que quieres conservar como registro docente.
Qué guarda realmente quien vende cursos
Empieza por escribir la lista, porque la respuesta es más larga de lo que espera la mayoría de los comerciantes. Vender un curso genera un registro del comportamiento de una persona identificada durante semanas o meses, y varias partes son texto libre que escribió el propio alumno. Ese es el material del que trata una solicitud de datos.
- Inscripciones y progreso: qué cursos, cuándo, por dónde va, qué lecciones completó, dónde pausó un vídeo.
- Intentos y respuestas de cuestionarios, incluidas las respuestas de texto libre, las puntuaciones, el apto o no apto y cuántos intentos hicieron falta.
- Reflexiones escritas: a menudo lo más personal del montón. Una consigna de reflexión pregunta al alumno por su propio trabajo, su salud, sus clientes o sus objetivos, y responde con sinceridad.
- Comentarios del instructor: lo que le contestaste sobre su trabajo, asociado a su nombre.
- Debate en las lecciones: los comentarios que publicó dentro de un curso.
- Historial de correos: qué correos del curso se le enviaron, cuándo y si rebotaron.
- Propiedades del contacto: cualquier cosa que registraras tú sobre esa persona, que es texto libre y está enteramente bajo tu control.
- Registros ligados a pedidos: las compras y los reembolsos que le dieron o le quitaron el acceso.
Dos de estos merecen atención especial porque los comerciantes olvidan que existen. Las reflexiones son entradas de diario, no campos de formulario. Y las propiedades del contacto son datos personales que escribiste tú sobre otra persona, una categoría que casi nadie considera datos que guarda.
Los webhooks de cumplimiento de Shopify son una obligación, no una casilla
Shopify exige que todas las aplicaciones reciban tres webhooks de privacidad y actúen sobre ellos: una solicitud de datos del cliente, una solicitud de eliminación del cliente y una eliminación de los datos de la tienda cuando se desinstala la aplicación. No son orientativos. Llevan un plazo y llegan tanto si el comerciante está mirando como si no.
Alva Courses registra cada uno para que dejen de ser fontanería invisible. Una página de Solicitudes de privacidad del cliente lista las peticiones de datos y de eliminación que Shopify ha reenviado a tu tienda, con el tipo de solicitud, el correo del cliente, cuándo llegó y en qué punto está. Una solicitud fallida se puede reintentar desde ahí.
Cuando hay solicitudes pendientes, el área de miembros muestra un aviso que lo indica y señala el plazo: tienes 30 días desde la solicitud para responder. Ese número es el sentido del aviso. Una solicitud de privacidad que nadie vio es justo el fallo que esta pantalla existe para evitar.
Responder a una solicitud de datos
Una solicitud de datos te pide entregar los datos personales que guardas sobre un cliente concreto. En una tienda de cursos, responderla de memoria no es realista: los datos están repartidos entre inscripciones, cuestionarios, reflexiones, comentarios, registros de correo y pedidos, y una respuesta que omite una categoría es una respuesta incompleta.
Alva Courses reúne el expediente que esa tienda tiene del cliente en un único documento fechado: inscripciones y progreso, intentos de cuestionario y cada respuesta, reflexiones, comentarios en lecciones, historial de correos del curso, registros relacionados con pedidos y las propiedades del contacto que añadiste tú. Está limitado a tu tienda, así que nunca contiene los datos de otro comerciante sobre la misma persona.
Dos límites que conviene reconocer
Cada sección del documento tiene un tope y, cuando se alcanza, el documento lo indica e informa de cuántas filas había. Un alumno muy activo puede superar un tope, y el sentido de señalarlo es que sepas que hace falta un seguimiento manual en lugar de entregar una respuesta corta sin avisar.
El documento también excluye a propósito la credencial de acceso del propio alumno al curso. Es una llave de su cuenta, no algo que te contara sobre sí mismo, y reproducirla en un documento que va a circular por correo sería un problema de seguridad más que una victoria de cumplimiento.
Alva Courses es una fuente entre varias. El propio Shopify guarda el registro de cliente, pedidos y pagos, y de lo que tengas en una plataforma de correo o en una hoja de cálculo respondes tú. Los pasos para gestionar una solicitud en la aplicación están en solicitudes de datos del cliente.
Qué tiene que destruir una eliminación
Una solicitud de eliminación es más fuerte que borrar a un miembro. Alva Courses actúa sobre ella automáticamente en tu tienda y elimina el expediente del alumno en lugar de ocultarlo: inscripciones y progreso, reflexiones, posiciones de vídeo, comentarios en lecciones, trabajos de cuestionarios, historial de correos y rebotes, registros de compra y reembolso, y las propiedades del contacto que escribiste sobre esa persona.
Merece la pena entender dos propiedades de esa eliminación, porque son las que preguntan los comerciantes.
Está limitada a tu tienda, y solo a tu tienda
La misma persona puede ser cliente de muchas tiendas que usan la aplicación. Una solicitud de eliminación desde tu tienda borra lo que tu tienda guarda sobre ella y nada más. El expediente de otro comerciante sobre ese mismo cliente no se toca, que es la respuesta correcta en ambas direcciones.
Una baja sobrevive a la eliminación, a propósito
Si un alumno se había dado de baja de tu resumen mensual, esa supresión se mantiene después de borrar sus datos, guardada como un hash unidireccional de la dirección y no como la dirección en sí. Borrar todo rastro de la baja volvería a suscribir en silencio justo a quien pidió que le dejaran en paz, que es lo contrario de para lo que sirve una eliminación.
La pregunta difícil: los trabajos que quieres conservar
Aquí hay una tensión real, y conviene decirla en vez de disimularla. Quien evalúa alumnos tiene un motivo legítimo para conservar lo que calificó: es la prueba de que un certificado se ganó, y es el único registro de lo que entregó un alumno. Pero el alumno es una persona con derecho de supresión sobre ese mismo material.
Alva Courses lo resuelve separando las dos formas en que un alumno se va. Cuando lo quitas tú —desinscribiéndolo o eliminando al miembro—, los trabajos calificados se conservan como registro docente. Cuando llega una eliminación por privacidad, se destruyen junto con todo lo demás. La conservación es una comodidad; la eliminación es una obligación, y gana la obligación.
El registro conservado es deliberadamente estrecho. Solo se guarda el trabajo entregado: intentos aprobados, no aprobados, caducados o pendientes de revisión. Un intento que el alumno todavía estaba escribiendo no es prueba de nada y no se conserva. Lo que se guarda sigue siendo legible: la redacción de cada pregunta se almacena junto a la respuesta, así que editar o borrar el cuestionario después no convierte tu archivo en texto huérfano.
Si te apoyas en ese archivo, el consejo práctico es ser explícito con los alumnos en tus propias condiciones y entender que no es una vía para conservar datos más allá de una solicitud de eliminación. Conservar los trabajos al eliminar a un miembro cubre la mecánica.
Qué hacer antes de que llegue una solicitud
El trabajo de privacidad sale mucho más barato hecho por adelantado. Nada de lo siguiente es asesoramiento legal, y todo ello es de esas cosas que un comerciante desearía haber hecho la semana anterior a su primera solicitud y no la siguiente.
- Escribe qué guardas, usando la lista de arriba como punto de partida e incluyendo lo que viva fuera de tu tienda.
- Recoge menos. Una consigna de reflexión que invita a contar detalles de salud o de dinero crea una obligación que no tenías por qué asumir. Pide aquello con lo que vayas a enseñar.
- Decide tu postura sobre la conservación de trabajos antes de que alguien pregunte, y ponla en tus condiciones en lugar de improvisar en una respuesta de soporte.
- Vigila la página de solicitudes de privacidad y trata la ventana de 30 días como un plazo real y no como algo flexible.
- Revisa tus exportaciones. Un CSV de miembros en una carpeta de descargas es una copia de estos datos a la que ninguna eliminación llegará jamás: consulta exportar miembros a CSV.
Hacerlo bien no es solo defensivo. Los alumnos comparten más, y reflexionan con más sinceridad, cuando creen que una tienda es cuidadosa con lo que escriben. Las tiendas que gestionan bien la privacidad suelen ser las que hacen las mejores preguntas en sus cursos.
Preguntas frecuentes
Más que una tienda de productos habitual. Junto al registro de cliente y de pedidos, una tienda de cursos guarda inscripciones y progreso, intentos de cuestionario y respuestas de texto libre, reflexiones escritas, comentarios del instructor, comentarios en lecciones, historial de correos del curso y cualquier propiedad del contacto que haya añadido el propio comerciante.
Shopify exige que todas las aplicaciones reciban tres solicitudes y actúen sobre ellas: una solicitud de datos del cliente, una solicitud de eliminación del cliente y una eliminación de los datos de la tienda. Alva Courses registra cada una en una página de Solicitudes de privacidad del cliente de tu tienda, con qué se pidió, el correo del cliente, cuándo llegó y su estado.
Alva Courses muestra un aviso en el área de miembros que indica que tienes 30 días desde la solicitud para responder, y lista las solicitudes abiertas para que no se pasen por alto. Una solicitud fallida se puede reintentar desde esa página.
No del mismo modo. Borrar a un miembro lo quita de tu tienda, pero los trabajos calificados se conservan como registro docente. Una solicitud de eliminación del cliente reenviada por Shopify es más fuerte: destruye el expediente que la tienda tiene de ese alumno, incluidos los trabajos conservados.
Sí, cuando lo quitas tú. Alva Courses conserva los intentos entregados que fueron aprobados, no aprobados, caducados o que están pendientes de revisión, junto con la redacción de cada pregunta para que el archivo siga siendo legible si cambia el cuestionario. El trabajo que el alumno todavía estaba redactando no se conserva.
No, y es deliberado. La supresión se guarda como un hash unidireccional de la dirección y no como la dirección en sí, así que un alumno eliminado no vuelve a suscribirse en silencio a tu resumen mensual si alguna vez se le añade otra vez a la tienda.