Un negozio che vende tazze conserva un nome, un indirizzo e uno storico ordini. Un negozio che vende corsi conserva tutto questo più fin dove è arrivato uno studente, cosa ha risposto, cosa ha scritto sulla propria vita e cosa gli ha risposto un istruttore. È una mole di dati personali sostanzialmente diversa, ed è una mole che quasi nessun venditore di corsi ha mai inventariato.
Alva Courses è un'app Shopify per creare e vendere corsi online. Questo articolo spiega cosa conserva davvero chi vende corsi, cosa ti obbligano a fare i webhook di conformità di Shopify, cosa deve distruggere una cancellazione e la domanda davvero difficile sugli elaborati che vorresti conservare come registro didattico.
Cosa conserva davvero chi vende corsi
Comincia mettendolo per iscritto, perché l'elenco è più lungo di quanto quasi tutti i merchant si aspettino. Vendere un corso genera il registro comportamentale di una persona identificata per settimane o mesi, e diverse parti di esso sono testo libero scritto dallo studente stesso. È questo il materiale di cui parla una richiesta di dati.
- Iscrizioni e progressi — quali corsi, quando, a che punto, quali lezioni completate, dove è stato messo in pausa un video.
- Tentativi di quiz e risposte — comprese le risposte a testo libero, i punteggi, il superamento o meno e quanti tentativi sono serviti.
- Riflessioni scritte — spesso la cosa più personale di tutto il mucchio. Un prompt di riflessione chiede allo studente del proprio lavoro, della propria salute, dei propri clienti o obiettivi, e lui risponde onestamente.
- Commenti dell'istruttore — ciò che hai scritto tu sul suo lavoro, collegato al suo nome.
- Discussioni nelle lezioni — i commenti che uno studente ha pubblicato dentro un corso.
- Cronologia email — quali email del corso gli sono state inviate, quando e se sono rimbalzate.
- Proprietà del contatto — tutto ciò che hai registrato tu su di lui, che è testo libero e interamente sotto il tuo controllo.
- Registrazioni legate agli ordini — gli acquisti e i rimborsi che hanno concesso o chiuso il suo accesso.
Due di queste voci meritano attenzione particolare perché i merchant dimenticano che esistono. Le riflessioni sono pagine di diario, non campi di un modulo. E le proprietà del contatto sono dati personali che hai scritto tu su qualcun altro, una categoria a cui raramente si pensa come a dati che si conservano.
I webhook di conformità di Shopify sono un obbligo, non una casella da spuntare
Shopify richiede a ogni app di ricevere tre webhook sulla privacy e di agire di conseguenza: una richiesta di dati del cliente, una richiesta di cancellazione del cliente e una cancellazione dei dati del negozio quando un'app viene disinstallata e i dati del negozio devono sparire. Non sono facoltativi. Portano una scadenza e arrivano indipendentemente dal fatto che il merchant stia guardando.
Alva Courses registra ciascuno di essi perché smettano di essere impianto idraulico invisibile. Una pagina Richieste sulla privacy dei clienti elenca le richieste di dati e di cancellazione che Shopify ha inoltrato per il tuo negozio, con il tipo di richiesta, l'email del cliente, quando è arrivata e a che punto è. Una richiesta non riuscita si può riprovare da lì.
Quando ci sono richieste aperte, l'area membri mostra un banner che lo segnala e indica la finestra: hai 30 giorni dalla richiesta per rispondere. Quel numero è il senso del banner. Una richiesta sulla privacy che nessuno ha notato è proprio il tipo di errore che questa schermata esiste per evitare.
Rispondere a una richiesta di dati
Una richiesta di dati ti chiede di consegnare i dati personali che conservi su un cliente indicato. Per un negozio di corsi rispondere a memoria non è realistico — i dati sono sparsi tra iscrizioni, quiz, riflessioni, commenti, log email e ordini, e una risposta che tralascia una categoria è una risposta incompleta.
Alva Courses assembla il registro che quel negozio ha del cliente in un unico documento datato: iscrizioni e progressi, tentativi di quiz e singole risposte, riflessioni, commenti alle lezioni, cronologia delle email del corso, registrazioni legate agli ordini e le proprietà del contatto che hai aggiunto tu. È circoscritto al tuo negozio, quindi non contiene mai i dati di un altro merchant sulla stessa persona.
Due limiti dichiarati
Ogni sezione del documento ha un tetto e, quando viene raggiunto, il documento lo dichiara e indica quante righe c'erano. Uno studente molto attivo può superare un tetto, e il senso della segnalazione è che tu sappia che serve un seguito manuale anziché consegnare una risposta silenziosamente incompleta.
Il documento esclude deliberatamente anche la credenziale di accesso al corso dello studente. È una chiave del suo account, non qualcosa che ti ha raccontato di sé, e riprodurla in un documento che gira via email sarebbe un problema di sicurezza anziché un successo di conformità.
Alva Courses è una fonte tra diverse. Shopify stesso conserva il cliente, l'ordine e i dati di pagamento, e tutto ciò che tieni in una piattaforma email o in un foglio di calcolo è responsabilità tua. I passaggi per gestirne una nell'app sono in richieste sui dati dei clienti.
Cosa deve distruggere una cancellazione
Una richiesta di cancellazione è più forte dell'eliminazione di un membro. Alva Courses vi dà seguito automaticamente per il tuo negozio e rimuove il registro dello studente anziché nasconderlo: iscrizioni e progressi, riflessioni, posizioni nei video, commenti alle lezioni, elaborati dei quiz, cronologia email e dei rimbalzi, registrazioni di acquisti e rimborsi e le proprietà del contatto che hai scritto su di lui.
Due caratteristiche di quella cancellazione vanno capite, perché sono quelle su cui i merchant fanno domande.
È circoscritta al tuo negozio, e solo al tuo
La stessa persona può essere cliente di molti negozi che usano l'app. Una richiesta di cancellazione dal tuo negozio cancella ciò che il tuo negozio conserva su di lei e nient'altro. Il registro che un altro merchant ha dello stesso cliente non viene toccato, ed è la risposta corretta in entrambe le direzioni.
Una disiscrizione sopravvive alla cancellazione, di proposito
Se uno studente si era disiscritto dal tuo riepilogo mensile, quella soppressione resta anche dopo la cancellazione dei suoi dati — conservata come hash a senso unico dell'indirizzo e non come indirizzo. Cancellare ogni traccia della disiscrizione reiscriverebbe in silenzio proprio le persone che avevano chiesto di essere lasciate in pace, cioè l'opposto dello scopo di una cancellazione.
La domanda difficile: gli elaborati che vorresti conservare
Qui c'è una tensione reale, e vale la pena dichiararla anziché smussarla. Un merchant che valuta i propri studenti ha un motivo legittimo per conservare ciò che ha corretto: è la prova che un certificato è stato guadagnato ed è l'unica traccia di ciò che uno studente ha consegnato. Ma lo studente è una persona con diritti di cancellazione sullo stesso materiale.
Alva Courses risolve la cosa separando i due modi in cui uno studente se ne va. Quando sei tu a rimuoverlo — disiscrivendolo o eliminando il membro — gli elaborati valutati vengono conservati come registro didattico. Quando arriva una cancellazione per motivi di privacy, vengono distrutti insieme a tutto il resto. La conservazione è una comodità; la cancellazione è un obbligo, e vince l'obbligo.
Il registro conservato è volutamente ristretto. Viene conservato solo il lavoro consegnato — i tentativi superati, non superati, scaduti o in attesa di revisione. Un tentativo che lo studente stava ancora scrivendo non prova nulla e non viene conservato. Ciò che si conserva resta leggibile: il testo di ogni domanda viene salvato accanto alla risposta, così modificare o eliminare il quiz in seguito non trasforma il tuo archivio in frasi orfane.
Se fai affidamento su quell'archivio, il consiglio pratico è di essere esplicito con gli studenti nelle tue condizioni e di capire che non è un modo per conservare dati oltre una richiesta di cancellazione. Conservare gli elaborati dopo la rimozione di un membro ne descrive la meccanica.
Cosa fare prima che arrivi una richiesta
Il lavoro sulla privacy costa molto meno se fatto in anticipo. Nulla di ciò che segue è consulenza legale, e tutto è del genere di cose che un merchant vorrebbe aver fatto la settimana prima della sua prima richiesta anziché quella dopo.
- Metti per iscritto cosa conservi, usando l'elenco qui sopra come punto di partenza, includendo tutto ciò che vive fuori dal tuo negozio.
- Raccogli di meno. Un prompt di riflessione che invita a raccontare dettagli sulla salute o sulle finanze crea un obbligo che non eri costretto ad assumerti. Chiedi ciò su cui insegnerai.
- Decidi la tua posizione sulla conservazione degli elaborati prima che qualcuno te lo chieda, e dichiarala nelle tue condizioni anziché improvvisare in una risposta di supporto.
- Tieni d'occhio la pagina delle richieste sulla privacy, e considera la finestra di 30 giorni una scadenza vera e non un'indicazione di massima.
- Controlla le tue esportazioni. Un CSV dei membri fermo in una cartella dei download è una copia di questi dati che nessuna cancellazione raggiungerà mai — vedi esportare i membri in CSV.
Farlo bene non è solo difensivo. Gli studenti condividono di più, e riflettono più onestamente, quando credono che un negozio tratti con cura ciò che scrivono. I negozi che gestiscono bene la privacy tendono a essere quelli i cui corsi pongono le domande migliori.
Domande frequenti
Più di un tipico negozio di prodotti. Oltre alla scheda cliente e agli ordini, un negozio di corsi conserva iscrizioni e progressi, tentativi di quiz e risposte a testo libero, riflessioni scritte, commenti dell'istruttore, commenti alle lezioni, cronologia delle email del corso e le eventuali proprietà del contatto aggiunte dal merchant.
Shopify richiede a ogni app di ricevere e gestire tre richieste: una richiesta di dati del cliente, una richiesta di cancellazione del cliente e una cancellazione dei dati del negozio. Alva Courses registra ciascuna in una pagina Richieste sulla privacy dei clienti del tuo negozio, mostrando cosa è stato chiesto, l'email del cliente, quando è arrivata e il suo stato.
Alva Courses mostra un banner nell'area membri che indica che hai 30 giorni dalla richiesta per rispondere, ed elenca le richieste aperte perché non sfuggano. Una richiesta non riuscita si può riprovare da quella pagina.
Non allo stesso modo. Eliminare un membro lo rimuove dal tuo negozio, ma gli elaborati valutati vengono conservati come registro didattico. Una richiesta di cancellazione del cliente inoltrata da Shopify è più forte: distrugge il registro che il negozio ha di quello studente, elaborati conservati compresi.
Sì, quando sei tu a rimuoverlo. Alva Courses conserva i tentativi consegnati che sono stati superati, non superati, scaduti o che sono in attesa di revisione, insieme al testo di ogni domanda, così l'archivio resta leggibile anche se il quiz cambia. Il lavoro che uno studente stava ancora scrivendo non viene conservato.
No, ed è voluto. La soppressione viene conservata come hash a senso unico dell'indirizzo e non come indirizzo, così uno studente cancellato non viene reiscritto in silenzio al tuo riepilogo mensile se un giorno venisse aggiunto di nuovo al negozio.