Une boutique qui vend des mugs détient un nom, une adresse et un historique de commandes. Une boutique qui vend des cours détient tout cela, plus jusqu'où un apprenant est allé, ce qu'il a répondu, ce qu'il a écrit sur sa propre vie, et ce qu'un formateur lui a répondu. C'est un ensemble de données personnelles foncièrement différent, et que la plupart des vendeurs de cours n'ont jamais inventorié.
Alva Courses est une application Shopify pour créer et vendre des cours en ligne. Cet article explique ce qu'un vendeur de cours détient réellement, ce que les webhooks de conformité de Shopify vous obligent à faire, ce qu'un effacement doit détruire, et la question réellement difficile des travaux que vous souhaitez conserver comme trace pédagogique.
Ce qu'un vendeur de cours détient réellement
Commencez par écrire la liste, car la réponse est plus longue que ne l'imaginent la plupart des marchands. Vendre un cours produit un relevé comportemental d'une personne nommée sur des semaines ou des mois, et plusieurs parties de ce relevé sont du texte libre que l'apprenant a écrit lui-même. C'est de cette matière que parle une demande de données.
- Inscriptions et progression — quels cours, quand, jusqu'où, quelles leçons terminées, où une vidéo a été mise en pause.
- Tentatives de quiz et réponses — y compris les réponses en texte libre, les scores, la réussite ou l'échec, et le nombre de tentatives nécessaires.
- Réflexions écrites — souvent l'élément le plus personnel de l'ensemble. Une consigne de réflexion interroge un apprenant sur son propre travail, sa santé, ses clients ou ses objectifs, et il répond honnêtement.
- Commentaires du formateur — ce que vous avez écrit en retour sur son travail, associé à son nom.
- Discussions de leçon — les commentaires qu'un apprenant a publiés dans un cours.
- Historique des e-mails — quels e-mails de cours lui ont été envoyés, quand, et s'ils ont rebondi.
- Propriétés de contact — tout ce que vous avez consigné vous-même à son sujet, en texte libre et entièrement sous votre contrôle.
- Enregistrements liés aux commandes — les achats et remboursements qui ont ouvert ou fermé son accès.
Deux de ces éléments méritent une attention particulière, car les marchands oublient qu'ils existent. Les réflexions sont des pages de journal intime, pas des champs de formulaire. Et les propriétés de contact sont des données personnelles que vous avez rédigées à propos de quelqu'un d'autre, une catégorie que l'on pense rarement à compter parmi les données détenues.
Les webhooks de conformité de Shopify sont une obligation, pas une case à cocher
Shopify impose à chaque application de recevoir trois webhooks de confidentialité et d'y donner suite : une demande de données client, une demande d'effacement client, et un effacement de boutique lorsqu'une application est désinstallée et que les données de la boutique doivent disparaître. Ce ne sont pas des recommandations. Ils portent un délai, et ils arrivent que le marchand y prête attention ou non.
Alva Courses consigne chacun d'eux pour qu'ils cessent d'être une tuyauterie invisible. Une page Demandes de confidentialité client liste les demandes de données et d'effacement que Shopify a transmises pour votre boutique, avec le type de demande, l'e-mail du client, sa date d'arrivée et son avancement. Une demande échouée peut y être relancée.
Lorsque des demandes sont en attente, l'espace membres affiche une bannière qui le signale et précise le délai : vous avez 30 jours à compter de la demande pour répondre. Ce chiffre est tout l'intérêt de la bannière. Une demande de confidentialité que personne n'a remarquée est précisément le scénario que cet écran existe pour éviter.
Répondre à une demande de données
Une demande de données vous invite à remettre les données personnelles que vous détenez sur un client nommé. Pour une boutique de cours, y répondre de mémoire n'est pas réaliste — les données sont réparties entre inscriptions, quiz, réflexions, commentaires, journaux d'e-mails et commandes, et une réponse qui omet une catégorie est une réponse incomplète.
Alva Courses rassemble la trace que votre boutique conserve du client en un seul document daté : inscriptions et progression, tentatives de quiz et réponses individuelles, entrées de réflexion, commentaires de leçon, historique des e-mails de cours, enregistrements liés aux commandes et propriétés de contact que vous avez ajoutées vous-même. Il est cadré sur votre boutique : il ne contient donc jamais les données d'un autre marchand sur la même personne.
Deux limites assumées
Chaque section du document est plafonnée, et lorsqu'un plafond est atteint, le document le signale et indique le nombre de lignes existantes. Un apprenant très actif peut dépasser un plafond, et l'intérêt de le signaler est que vous sachiez qu'un suivi manuel est nécessaire, plutôt que d'expédier une réponse silencieusement tronquée.
Le document exclut aussi volontairement l'identifiant d'accès au cours de l'apprenant. C'est une clé de son compte, pas quelque chose qu'il vous a dit sur lui-même, et le reproduire dans un document qui circulera par e-mail serait un problème de sécurité plutôt qu'un gain de conformité.
Alva Courses est une source parmi d'autres. Shopify détient lui-même la fiche client, les commandes et les paiements, et tout ce que vous conservez dans une plateforme d'e-mailing ou un tableur relève de votre responsabilité. La marche à suivre dans l'application se trouve dans demandes de données client.
Ce qu'un effacement doit détruire
Une demande d'effacement va plus loin que la suppression d'un membre. Alva Courses y donne suite automatiquement pour votre boutique et supprime la trace de l'apprenant au lieu de la masquer : inscriptions et progression, entrées de réflexion, positions de lecture vidéo, commentaires de leçon, travaux de quiz, historique des e-mails et des rebonds, enregistrements d'achat et de remboursement, et les propriétés de contact que vous avez écrites à son sujet.
Deux caractéristiques de cet effacement méritent d'être comprises, car ce sont celles sur lesquelles les marchands s'interrogent.
Il est cadré sur votre boutique, et sur elle seule
Une même personne peut être cliente de nombreuses boutiques qui utilisent l'application. Une demande d'effacement émanant de votre boutique efface ce que votre boutique détient à son sujet, et rien d'autre. La trace qu'un autre marchand conserve du même client n'est pas touchée, ce qui est la bonne réponse dans les deux sens.
Un désabonnement survit à l'effacement, volontairement
Si un apprenant s'était désabonné de votre récapitulatif mensuel, cette exclusion demeure après l'effacement de ses données — stockée sous forme d'empreinte à sens unique de l'adresse plutôt que de l'adresse elle-même. Effacer toute trace du désabonnement réabonnerait en silence ceux-là mêmes qui avaient demandé qu'on les laisse tranquilles, ce qui est le contraire de l'objet d'un effacement.
La question difficile : les travaux que vous voulez conserver
Il y a ici une véritable tension, et mieux vaut l'énoncer que la lisser. Un marchand qui évalue ses apprenants a une raison légitime de conserver ce qu'il a noté : c'est la preuve qu'un certificat a été mérité, et la seule trace de ce qu'un apprenant a rendu. Mais l'apprenant est une personne qui dispose d'un droit à l'effacement sur cette même matière.
Alva Courses tranche en distinguant les deux manières dont un apprenant s'en va. Quand c'est vous qui le retirez — en le désinscrivant ou en supprimant le membre — les travaux notés sont conservés comme trace pédagogique. Quand un effacement pour motif de confidentialité arrive, ils sont détruits avec tout le reste. La conservation est un confort ; l'effacement est une obligation, et l'obligation l'emporte.
La trace conservée est volontairement étroite. Seuls les travaux soumis sont gardés — les tentatives réussies, échouées, expirées ou en attente de correction. Une tentative que l'apprenant était encore en train de saisir ne prouve rien et n'est pas conservée. Ce qui est gardé reste lisible : le libellé de chaque question est enregistré à côté de la réponse, si bien que modifier ou supprimer le quiz plus tard ne transforme pas votre archive en texte orphelin.
Si vous vous appuyez sur cette archive, le conseil pratique est d'en informer explicitement vos apprenants dans vos propres conditions, et de comprendre que ce n'est pas un moyen de conserver des données au-delà d'une demande d'effacement. Conserver les travaux après la suppression d'un membre en décrit la mécanique.
Ce qu'il faut faire avant qu'une demande n'arrive
Le travail de conformité coûte bien moins cher lorsqu'il est fait à l'avance. Rien de ce qui suit n'est un conseil juridique, et tout cela relève de ce qu'un marchand aurait aimé faire la semaine précédant sa première demande plutôt que la semaine suivante.
- Écrivez ce que vous détenez, en partant de la liste ci-dessus, y compris ce qui réside en dehors de votre boutique.
- Collectez moins. Une consigne de réflexion qui invite à livrer des détails de santé ou de finances crée une obligation que vous n'étiez pas obligé d'assumer. Demandez ce à partir de quoi vous allez enseigner.
- Arrêtez votre position sur la conservation des travaux avant qu'on ne vous la demande, et énoncez-la dans vos conditions plutôt que d'improviser dans une réponse au support.
- Surveillez la page des demandes de confidentialité, et traitez le délai de 30 jours comme une véritable échéance, pas comme une indication.
- Vérifiez vos exports. Un CSV de membres oublié dans un dossier de téléchargements est une copie de ces données qu'aucun effacement n'atteindra jamais — voir exporter les membres en CSV.
Bien faire les choses n'est pas seulement défensif. Les apprenants partagent davantage, et réfléchissent plus honnêtement, quand ils croient qu'une boutique prend soin de ce qu'ils écrivent. Les boutiques qui gèrent bien la confidentialité sont souvent celles dont les cours posent les meilleures questions.
Questions fréquemment posées
Davantage qu'une boutique de produits classique. Outre la fiche client et l'historique de commandes, une boutique de cours détient les inscriptions et la progression, les tentatives de quiz et les réponses en texte libre, les réflexions écrites, les commentaires du formateur, les commentaires de leçon, l'historique des e-mails de cours et toutes les propriétés de contact que le marchand a lui-même ajoutées.
Shopify impose à chaque application de recevoir et de traiter trois demandes : une demande de données client, une demande d'effacement client et un effacement des données de la boutique. Alva Courses les consigne toutes sur une page Demandes de confidentialité client propre à votre boutique, avec l'objet de la demande, l'e-mail du client, sa date d'arrivée et son statut.
Alva Courses affiche une bannière dans l'espace membres indiquant que vous avez 30 jours à compter de la demande pour répondre, et liste les demandes ouvertes pour qu'aucune ne passe inaperçue. Une demande échouée peut être relancée depuis cette page.
Pas de la même manière. Supprimer un membre le retire de votre boutique, mais les travaux notés sont conservés comme trace pédagogique. Une demande d'effacement client transmise par Shopify va plus loin : elle détruit la trace que la boutique conserve de cet apprenant, y compris les travaux conservés.
Oui, lorsque c'est vous qui le retirez. Alva Courses conserve les tentatives soumises qui ont été réussies, échouées, expirées ou qui attendent une correction, ainsi que le libellé de chaque question, pour que l'archive reste lisible si le quiz change. Un travail que l'apprenant était encore en train de rédiger n'est pas conservé.
Non, et c'est délibéré. L'exclusion est conservée sous forme d'empreinte à sens unique de l'adresse plutôt que de l'adresse elle-même : un apprenant effacé n'est donc pas réabonné en silence à votre récapitulatif mensuel s'il est un jour réajouté à la boutique.