Todo el que vende cursos acaba con una hoja de cálculo. Guarda lo que Shopify no tiene dónde poner: en qué cohorte está un alumno, quién paga su plaza, el número de licencia que debe aparecer en su certificado, de dónde llegó la referencia. Es exacta el día que se crea y está equivocada al cabo de un mes.
Alva Courses es una app de Shopify para crear y vender cursos online, y las propiedades del contacto son el lugar donde esa hoja de cálculo debería vivir. Este artículo trata qué debe ir en una, cómo rellenarlas a escala desde una importación CSV y cómo vuelven a salir en la exportación de miembros.
Por qué la hoja de cálculo se queda obsoleta
Una hoja de cálculo aparte no tiene ninguna conexión con aquello que describe. Los alumnos se inscriben, cambian de correo, reciben un reembolso, se apuntan a una segunda cohorte, y nada de eso llega al archivo. Peor aún: quien lo mantiene suele ser la persona más ocupada, así que se degrada más rápido justo cuando el programa está creciendo.
La ficha de cliente de Shopify tampoco lo resuelve. Está construida alrededor de la compra: nombre, direcciones, pedidos, etiquetas, estado de marketing. Quien vende cursos necesita datos sobre el alumno como alumno, y la ficha de cliente no tiene ningún campo con esa forma.
Las etiquetas son el apaño habitual y son la herramienta equivocada para casi todo esto. Una etiqueta es una bandera, no un valor. Puede decir que un alumno está en la cohorte de primavera; no puede guardar un número de licencia, el nombre de una empresa ni una fecha, y la tienda que lo intenta acaba con cientos de etiquetas de un solo uso que nadie puede buscar.
Qué debe ir en una propiedad del contacto
Una propiedad del contacto es un valor con nombre guardado en un miembro para tu tienda. Es para un dato de esa persona que tú conoces y Shopify no, y que más adelante querrás leer en su ficha de miembro o llevarte a una exportación. Es texto libre, así que guarda lo que tu programa necesite de verdad.
- Cohorte o convocatoria: primavera_2026, grupo_marzo, aquello por lo que ordenas a los alumnos cuando haces una sesión en directo.
- Empresa o patrocinador: quién compró la plaza, cuando el alumno no es el comprador.
- Número de licencia o colegiado: el identificador que un colegio profesional quiere en un registro de formación continua.
- Fuente de referencia: el socio, el afiliado o el evento que lo trajo, guardado por alumno en lugar de deducido de un pedido.
- Detalles del programa: el nombre de un mentor, un número de plaza, una fecha de renovación, una referencia de pedido de compra para un alumno facturado.
Dos cosas que dejar fuera. No dupliques lo que Shopify ya guarda bien —nombre, correo, historial de pedidos—, porque la copia se desviará del original. Y ten cuidado con los datos sensibles: una propiedad del contacto son datos personales que escribiste tú sobre otra persona, y están sujetos a las mismas solicitudes que todo lo demás que guardas. Datos de alumnos y RGPD para quien vende cursos cubre ese lado.
Cómo funcionan las propiedades del contacto en Alva Courses
Las propiedades del contacto están en la propia ficha del miembro dentro del panel, descritas allí como propiedades personalizadas que asignas a ese contacto. Añades una propiedad, le pones nombre y valor, y guardas. Editar y eliminar están en esa misma tarjeta. No hay ningún esquema que definir antes, así que una propiedad nueva se puede inventar en el momento en que la necesitas.
Las reglas de nombres y por qué existen
El nombre de una propiedad usa letras minúsculas, números y guiones bajos, entre 3 y 64 caracteres: numero_licencia, cohorte, empresa. La restricción no es un adorno. Un nombre estable y legible por máquina es lo que permite que esa misma propiedad se convierta en un encabezado de columna en una exportación y en una sugerencia la próxima vez que añadas una, en lugar de en cinco grafías casi idénticas de la misma idea.
Una tienda puede tener hasta 100 nombres de propiedad distintos. Ese tope es generoso para un programa real y deliberadamente no es ilimitado, porque cada nombre es una columna potencial de tu CSV de miembros y una exportación de mil columnas no ayuda a nadie. Las propiedades existentes siguen siendo editables en el tope; simplemente no puedes inventar un nombre nuevo hasta que retires uno.
Unos pocos nombres están reservados porque ya los usa el importador de CSV: email, first_name, last_name y las columnas de curso. Intentar usar uno se rechaza con una explicación en lugar de aceptarse en silencio para después ignorarse al importar.
Son solo tuyas
Una misma persona puede ser cliente de muchas tiendas que usan la aplicación. Las propiedades del contacto se guardan por tienda, así que lo que registras sobre un alumno solo lo ves tú: nunca otro comerciante que tenga al mismo cliente, y nunca en su ficha de miembro.
Rellenarlas a escala desde una importación CSV
Escribir propiedades miembro a miembro está bien para un puñado y es inviable para una cohorte. El importador de miembros resuelve el caso masivo: cualquier columna de tu CSV que no forme parte de la importación estándar de miembros se ofrece como propiedad del contacto, y tú decides columna a columna cuáles conservar.
Las columnas adicionales vienen desmarcadas, así que no se crea nada a tus espaldas. Marca una columna y se importa como propiedad; déjala y se ignora. Aquí es donde la hoja de cálculo se convierte por fin en datos reales en lugar de en un universo paralelo.
Como los encabezados de una hoja de cálculo son prosa, el importador te muestra el nombre de propiedad que propone para cada columna antes de guardar nada. Una columna llamada Número de licencia se convierte en numero_licencia, y ves esa reescritura en lugar de descubrirla después. Las columnas que no se pueden convertir en un nombre válido, o que chocan con uno reservado, se explican en lugar de descartarse en silencio.
Recuperarlas: exportaciones
Una propiedad que nadie puede extraer no es más que una nota. Todas las propiedades del contacto que usa tu tienda están disponibles como columna propia en la exportación CSV de miembros, junto a las columnas de miembro estándar, de modo que la exportación puede responder a la pregunta que respondía la hoja de cálculo, y esta vez se genera con datos en vivo.
El selector de columnas de la exportación separa las columnas de miembro de las propiedades del contacto, así que puedes construir un archivo que sea exactamente el informe de cohorte que necesitas y no todo lo que sabe la aplicación. Si haces el mismo informe cada mes, guarda la selección como conjunto de columnas y reutilízalo, con uno de ellos como predeterminado.
A partir de ahí el archivo va allí donde ocurre tu trabajo: una facturación para una empresa patrocinadora, una lista de cohorte para una sesión en directo, una presentación de formación continua que necesita los números de licencia junto a las fechas de finalización. Consulta exportar miembros a CSV para la exportación en sí y propiedades del contacto para el detalle campo a campo.
Meter una propiedad en el propio correo
Una exportación te dice algo sobre una cohorte. Una variable de combinación le dice al alumno algo sobre sí mismo, que es el momento en que una propiedad guardada deja de ser administración y empieza a ser docencia. Todas las propiedades que usa tu tienda se convierten en un marcador dentro de las plantillas de correo del curso, escrito como {contact.tu_clave} y ofrecido por el panel Insertar variable del editor junto a los marcadores habituales de curso y cliente.
Eso convierte un solo correo de inscripción en el correo de inscripción adecuado para cada convocatoria: nombra la cohorte a la que se ha incorporado el alumno, el patrocinador que compró su plaza o el mentor que le han asignado, sin mantener una plantilla distinta por grupo. Ten presente una regla: un alumno sin valor guardado para esa propiedad recibe un espacio vacío, no el texto del marcador, así que construye la frase para que sobreviva a un hueco, o reserva las variables de combinación para propiedades que tengan todos los alumnos. Consulta editar tus plantillas de correo.
Un ejemplo práctico: un programa de certificación
Pongamos que vendes un curso acreditado a profesionales que deben declarar su formación a un regulador, y que las empresas compran plazas por bloques. Tres propiedades cargan con casi toda la burocracia de ese programa, y ninguna existe en ningún sitio de Shopify.
- numero_licencia: recogido al inscribirse, necesario en cada registro de finalización que presentes.
- cohorte: a qué convocatoria pertenecen, para que la invitación a una sesión en directo llegue a las cuarenta personas correctas.
- empresa: quién paga, para que el patrocinador reciba un informe de progreso en lugar de tener que pedírtelo.
La empresa te envía una hoja de cálculo con cuarenta empleados y sus números de licencia. La importas una vez, marcas dos columnas adicionales y, a partir de ahí, cada uno de esos miembros lleva consigo sus propios datos. Al final del trimestre, una exportación filtrada por esa cohorte produce el archivo del regulador y el informe del patrocinador con la misma descarga.
Combínalo con el resto del área de miembros y el cuadro está completo: el progreso y la finalización vienen del propio curso, un correo mensual de progreso mantiene a los alumnos en marcha entre sesiones en directo, y las propiedades te dicen quién es cada uno de ellos para tu negocio. Si todavía estás diseñando el programa, la lista de verificación para lanzar un curso es el sitio donde decidir qué necesitarás registrar antes de que compre la primera cohorte.
Preguntas frecuentes
Una propiedad del contacto es un valor con nombre que guardas en un miembro de tu tienda, para un dato de ese alumno que la ficha de cliente de Shopify no tiene dónde guardar. Aparece en la ficha del miembro dentro del panel y se puede exportar como columna propia en el CSV de miembros.
Cualquier cosa que necesite tu programa y que no sea ya un campo de Shopify: cohorte o convocatoria, empresa o patrocinador, número de licencia o de colegiado, fuente de referencia, mentor, número de plaza, fecha de renovación o una referencia de pedido de compra. Los valores son texto libre.
No. La misma persona puede ser cliente de varias tiendas que usan la aplicación, y las propiedades del contacto se guardan por tienda. Lo que registras sobre un alumno solo se ve en tu ficha de miembro, nunca en la de otro comerciante.
Hasta 100 nombres de propiedad distintos por tienda. Los nombres usan letras minúsculas, números y guiones bajos y tienen entre 3 y 64 caracteres. En el tope, las propiedades existentes siguen siendo editables y retiras un nombre antes de añadir otro.
Sí. Cuando importas miembros, cualquier columna que no forme parte de la importación estándar de miembros se ofrece como propiedad del contacto. Las columnas adicionales vienen desmarcadas, y el importador te muestra el nombre de propiedad que propone para cada columna antes de guardar nada.
Sí. Cada propiedad que usa tu tienda está disponible como columna propia en la exportación de miembros, listada aparte de las columnas de miembro estándar en el selector de columnas. Guarda una selección como conjunto de columnas para reutilizar el mismo informe cada mes.